にほんブログ村組織力を強化するために、課題を設定しその課題を解決する活動が有効です
（この場合の課題の意味は「問題点」の意味ではなく、「現状からのレベルアップを目指した新しい取り組み」の意味です）
図で書けばこんな感じです
その活動にはＰＤＣＡは有効な手法です
ＰＤＣＡを廻すことで課題解決の活動の進捗を確実にフォローし、推進の効率をあげげることができます
しかし、ＰＤＣＡの正しく活用せず、活動のフォローできていない場合があります
その事例を見ながら、正しく使い方を理解して、レベルの高い活動につなげていただきたいと思います
課題解決のためのＰＤＣＡ
組織能力を向上させるための課題の解決 の重要性、その手段としてのＰＤＣＡについての記事を書いてきました
ただ、その中でＰＤＣＡによって活動をフォローしようとすると、ＰＤＣＡ正しく認識せず間違った使い方をしている場面がよくあります
確かに、「ＰＤＣＡ」ってよく聞く言葉ですが、実際にただしく使っている職場はどれだけあるか
となると、なんとなく実行している職場も多いように思います
間違い事例１：計画書として使う
一番よく見る事例は
「ＰＤＣＡはフォローする周期に合わせた期間内の計画（Ｐ）、実績（ＤＣ）次の打ち手（Ａ）をフォローするための道具」
であることを理解していない場合ですね
例えば月次でフォローする場合は
・この一か月で実施する活動予定がＰ
・この一か月で実際に行った活動がＤ
・その結果と考察がＣ
・その結果から翌月以降にするべき活動、計画の変更がＡ
になります
ですので、活動の開始時点では活動期間のＰだけが書かれている形が正しい形になります
そして、毎月のフォロー中でＤＣＡが埋まっていきます
Aにより翌月のPに修正が加わります
これを理解せずＰＤＣＡ「計画」や「企画書」として使い方をする場合をよく見ます
これから始める活動なのに、ＰＤＣＡすべての項目に、目標や目指すべき姿等を実行する前に書かれている場合ですね
極めて簡単な事例ですが
取り組みテーマ：材料の在庫を削減
Ｐ：現状分析（何が問題か明確にする）
D：基準在庫の見直し
C：サプライヤーと交渉
A：標準化
極めてシンプル書きましたが、もうちょい細かいことが書かれた１枚のシートを見せられることあります
活動の目指す着地まで書いてしまっていますね
これは、ＰＤＣＡでなく計画書とか企画書に書くことです
本当は、活動の間に、いろんな問題が発生、結果をＣＨＥＣＫしながらＡＣＴＩＯＮする必要があります
この、活動の中での発生したしたいろんな問題、修正点をフォローするののがＰＤＣＡです
間違い事例２：活動期間全体の管理ツールと使用する
本来、フォローサイクルの期間のレビューをするための道具ですので、フォロー周期ごとにＰＤＣＡが書かれるべきものです
しかし、活動期間全体をまとめて書いている場合もありますね
こうなると、活動の流れや進捗が分からないものになります
間違い事例３：Pにタイトルレベルのことを書く
Pに活動のタイトルを書く場合もありますね
先の例でいうと
Ｐの欄に「在庫を削減」と書いて具体的な活動がなく、都度ＤＯしている場合です
これをすると、活動が具体化にならずレベルが上がりません
間違い事例４：Ｐの活動として「現状分析」を入れる
先の例でもう一つ言うと、「Ｐ現状分析」とあります
現状分析は本来、活動をする前に行うことで、現状分析を行た上で、取り組むべき課題を明確しその具体的活動を時系列に並べたものがＰです
現状分析をして、何をするべきかを如何に先を見通し計画を立てることが成果のレベルに大きく影響します
間違わずに使うために
といことで、こんなシートを使って管理するようにしています
これは半年間で取り組む活動を月次でフォローする場合の表です
月ごとに分かれているのが重要です
活動開始時にＰＤＣＡとは別に取り組む課題とその目標値、方策を明確にします
（上段の枠の内容です）
そして、半年分の活動計画を月ごとに書きます
方策や計画を書くためにはある程度現状分析を行い、何をするべきか明確にする必要があります
現状分析をPに入れて活動を始めると、計画の具体性が出てきません
この時の時点＝活動開始時点ではＰの欄のみが埋まっていることになります
それを例えば月末にフォローし、実際に行ったＤｏ、結果と考察（ＣＨＥＣＫ）そして結果に対する次の打ち手（ＡＣＴＩＯＮ）
この時、翌月のＰｌａｎは変更もしくは追加されます
毎月、フォローすることによりこの表が埋まっていくわけです
月次でなくても、週次、４半期毎でも取り組み課題によって変えてもいいともいます
後、重要なのは、上司が確実にフォローすること
そのため、上司コメント欄が必要です
まとめ
ＰＤＣＡの活動がより充実するために、間違いやすい使い方とそれを防ぐ表を提案させてもらいました
要は、計画を明確にし、実際に行ったことをフォローし確実に進捗を促すことです
プレゼンで立派な取り組みを掲げるものの、いつだれが実行したかよくわからず、うやむやになること、本当によく見ます
これではいつまでたっても組織の能力は向上しません
「戦略は立派、実行部隊は力不足」 皆さんの組織は大丈夫ですか？
ぜひ、ＰＤＣＡしっかり廻して、活動の確実なフォローアップをおこない、組織能力を向上させていきましょう
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