PDCAを正しく使えていますか?

コンセプチュアルスキル

組織力を強化するために、課題を設定しその課題を解決する活動が有効です
(この場合の課題の意味は「問題点」の意味ではなく、「現状からのレベルアップを目指した新しい取り組み」の意味です)

図で書けばこんな感じです

その活動にはPDCAは有効な手法です

PDCAを廻すことで課題解決の活動の進捗を確実にフォローし、推進の効率をあげげることができます

しかし、PDCAの正しく活用せず、活動のフォローできていない場合があります

その事例を見ながら、正しく使い方を理解して、レベルの高い活動につなげていただきたいと思います

課題解決のためのPDCA

組織能力を向上させるための課題の解決 の重要性、その手段としてのPDCAについての記事を書いてきました

正しい課題設定と解決で「現場力」を向上させ、会社を成長させよう
事業の成長に向けた戦略の実行には、戦略をオペレーション・実行する「現場」が重要です。海外会社の責任者として赴任後、その現場の力「現場力」を把握するために、まず現地責任者に「この会社の課題は何ですか?」の質問をし、現場力向上への取り組みについて把握するようにしています
PDCAを廻して課題解決:標準作業(SCDA)との違いを理解して会社を成長させよう
組織能力をあげるには、成長のためのに課題を設定しPDCAを廻し標準のベルを上げることが有効と考えています。課題を解決するとき、PDCAを行い管理する必要があります。PDCA重要性と考え方をSDCAと比較して説明します

ただ、その中でPDCAによって活動をフォローしようとすると、PDCA正しく認識せず間違った使い方をしている場面がよくあります

確かに、「PDCA」ってよく聞く言葉ですが、実際にただしく使っている職場はどれだけあるか

となると、なんとなく実行している職場も多いように思います

間違い事例1:計画書として使う

一番よく見る事例は

「PDCAはフォローする周期に合わせた期間内の計画(P)、実績(DC)次の打ち手(A)をフォローするための道具」

であることを理解していない場合ですね

例えば月次でフォローする場合は

・この一か月で実施する活動予定がP

この一か月で実際に行った活動がD

・その結果と考察がC

・その結果から翌月以降にするべき活動、計画の変更がA

になります

ですので、活動の開始時点では活動期間Pだけが書かれている形が正しい形になります

そして、毎月のフォロー中でDCAが埋まっていきます

Aにより翌月のPに修正が加わります

これを理解せずPDCA「計画」や「企画書」として使い方をする場合をよく見ます

これから始める活動なのに、PDCAすべての項目に、目標や目指すべき姿等を実行する前に書かれている場合ですね

極めて簡単な事例ですが

取り組みテーマ:材料の在庫を削減

P:現状分析(何が問題か明確にする)

D:基準在庫の見直し

C:サプライヤーと交渉

A:標準化

極めてシンプル書きましたが、もうちょい細かいことが書かれた1枚のシートを見せられることあります

活動の目指す着地まで書いてしまっていますね

これは、PDCAでなく計画書とか企画書に書くことです

本当は、活動の間に、いろんな問題が発生、結果をCHECKしながらACTIONする必要があります

この、活動の中での発生したしたいろんな問題、修正点をフォローするののがPDCAです

間違い事例2:活動期間全体の管理ツールと使用する

本来、フォローサイクルの期間のレビューをするための道具ですので、フォロー周期ごとにPDCAが書かれるべきものです

しかし、活動期間全体をまとめて書いている場合もありますね

こうなると、活動の流れや進捗が分からないものになります

間違い事例3:Pにタイトルレベルのことを書く

Pに活動のタイトルを書く場合もありますね

先の例でいうと

Pの欄に「在庫を削減」と書いて具体的な活動がなく、都度DOしている場合です

これをすると、活動が具体化にならずレベルが上がりません

間違い事例4:Pの活動として「現状分析」を入れる

先の例でもう一つ言うと、「P現状分析」とあります

現状分析は本来、活動をする前に行うことで、現状分析を行た上で、取り組むべき課題を明確しその具体的活動を時系列に並べたものがPです

現状分析をして、何をするべきかを如何に先を見通し計画を立てることが成果のレベルに大きく影響します

間違わずに使うために

といことで、こんなシートを使って管理するようにしています

これは半年間で取り組む活動を月次でフォローする場合の表です

月ごとに分かれているのが重要です

活動開始時にPDCAとは別に取り組む課題とその目標値、方策を明確にします
(上段の枠の内容です)

そして、半年分の活動計画を月ごとに書きます

方策や計画を書くためにはある程度現状分析を行い、何をするべきか明確にする必要があります

現状分析をPに入れて活動を始めると、計画の具体性が出てきません

この時の時点=活動開始時点ではPの欄のみが埋まっていることになります

それを例えば月末にフォローし、実際に行ったDo、結果と考察(CHECK)そして結果に対する次の打ち手(ACTION)

この時、翌月のPlanは変更もしくは追加されます

毎月、フォローすることによりこの表が埋まっていくわけです

月次でなくても、週次、4半期毎でも取り組み課題によって変えてもいいともいます

後、重要なのは、上司が確実にフォローすること

そのため、上司コメント欄が必要です

まとめ

PDCAの活動がより充実するために、間違いやすい使い方とそれを防ぐ表を提案させてもらいました

要は、計画を明確にし、実際に行ったことをフォローし確実に進捗を促すことです

プレゼンで立派な取り組みを掲げるものの、いつだれが実行したかよくわからず、うやむやになること、本当によく見ます

これではいつまでたっても組織の能力は向上しません

「戦略は立派、実行部隊は力不足」 皆さんの組織は大丈夫ですか?

ぜひ、PDCAしっかり廻して、活動の確実なフォローアップをおこない、組織能力を向上させていきましょう

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